Sikker atferd i digitale møter

Denne siden supplerer og utdyper veiledningene i Digitale møter i Teams og Digitale møter med Zoom.

Generelt:

Det er viktig å gjøre seg kjent med programmet og de funksjonene som finnes for å kalle inn og styre møter.
Hvis du distribuerer møte-lenken i åpne kanaler, på nettsider, i sosiale media e.l., er møtet i praksis helt åpent og hvem som helst kan komme inn. Da bør du vurdere andre "kontrolltiltak" som venterom/lobby.
Under møtet bør møteleder/administrator følge med på listen over møtedeltakere og holde oversikt over hvem som er inne i møtet til enhver tid.
Bruk generelt nettvett også i møter, ikke trykk på lenker som dukker opp i møte-chat uten at du er trygg på avsenderen.
Hvis møter skal strømmes og/eller tas opp: Husk å informere deltakerne om at møtet blir strømmet og/eller tatt opp. Dersom strømmen eller opptaket skal publiseres på noen måte, må deltakerne samtykke til dette.
Pass på å holde programmene du bruker til videomøter oppdatert! Hvis du har en PC eller Mac installert av UiB, vil du automatisk få oppgraderingene. Om du har installert Zoom selv på en privat PC, er det viktig at du sørger for å holde programmet oppdatert. Bruk funksjonen "Check for Updates" under profil-menyen.

Alle som har linken og er innen riktig organisasjon, kan komme inn i møtet. Alle andre vil bli henvist til "lobbyen" og må slippes inn av en av deltakerne (presentatørene) i møtet. Hva som er "riktig organisasjon" bestemmer du med møteinnstillingene:
Møtet begynner og slutter uavhengig av arrangøren. Møtet begynner i det første deltaker går inn i møtet (med linken fra innkallingen) og slutter når siste deltaker forlater møtet. Deltakerne kan når som helst gå inn igjen og "gjenstarte" møtet.
Chat-en for møtet er åpen for alle som deltar i eller er kalt inn til møtet, også etter at de har forlatt møtet og etter at møtet er avsluttet.
Du bør gjøre deg kjent med hvilke roller deltakerne i Teams-møter kan ha og de ulike rollenes rettigheter.
Hvis det er spesielt viktig å hindre at uvedkommende kan delta: Vær oppmerksom på at kolleger innen UiB som har lenken til møtet, kan gå inn i møtet. Følg godt med på hvem som er med i møtet til en hver tid.

I møteinnstillingene velger du om deltakerne må innom "venterom" og slippes inn i møtet eller om de går rett inn.

Bruk venterom hvis du vil ha kontroll med hvilke deltakere som kommer inn i møtet.
I møteinnstillingene velger du også om det skal være mulig å gå inn i møtet før arrangøren ("Join before host").
Vi anbefaler å ikke bruke "join before host".
Vi anbefaler å bruke unik (generert) ID for hvert møte, ikke "personlig møte-ID"
Vi anbefaler å bruke passord for møtet. Dette vil gjøre det vanskelig for utenforstående å bryte inn i møtet ved å gjette møte ID-en, uten at det kompliserer ting for de som har fått innkalling (passordet ligger inne i innkallingen og trenger ikke skrives inn e.l.).
Se også:
How to Keep Uninvited Guests Out of Your Zoom Event
Uninett: Topp-tips for sikre Zoom-møter
Uninett  Zoom: Fakta om GDPR og personvern
Rutine for bruk av Zoom for røde data ved UiO